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論電子招標投標平臺建成后的運營管理

發布時間: 2016-12-08 14:48:08   作者:中國招標公共服務平臺   瀏覽次數:

           當前,在國家大力推行電子招投標的良好氛圍下,越來越多的企業開始投資建設和運營交易平臺。到目前為止,不少大型企業和招標代理機構已經建成平臺,并取得了良好的應用效果。

以招標代理機構自建的電子招標投標交易平臺為例,其建設運營不僅要考慮業務技術問題,而且還要考慮如何與企業自身發展規劃、業務流程、組織結構、管理制度緊密融合等經營管理問題。一方面,交易平臺的功能建設需要基于招標代理機構長期積累、沉淀的業務管理模式,其流程要與業務管理需要高度契合,隨著交易平臺的深入應用,配套常態化的運維支持服務,將助力招標代理機構不斷提高業務標準化水平,降低管理成本;另一方面,信息化平臺建設和招標業務管理流程再造是互動關系,需要時間上的磨合。電子化的招標投標方式將會不斷推動招標代理機構管理模式上的創新,而在創新的過程中又會不斷產生出新的信息化需求,兩者的螺旋式推進可以促使招標代理機構不斷獲得新的競爭優勢,服務水平邁上更高臺階。

一、平臺運營需要提供常態化的技術服務及客戶服務

電子招標投標平臺服務于招標投標業務,其運營管理需要立足于招標投標業務的發展。通過構建合理的服務模式和平臺運維管理模式,強化以業務為核心、以平臺用戶需求和滿意度為目標的運維服務理念,開展協調運維服務與業務,綜合發揮電子化平臺的優勢。

1.建立以事件驅動流程化的平臺管理機制

平臺運行過程中,需要根據實際情況制定一套完整的事前、事中、事后的具體操作規程(如:日常檢查制度、標前巡檢制度、工單處理制度等),讓每個系統維護人員清楚自己管理的部分有哪些功能,是如何運行的,還存在哪些缺陷,可能發生哪些問題,出現故障時應該如何處理,從而使運維人員按章有序進行維護,減少運維中的不確定因素,更有效地提高工作質量和水平。

同時,需要建立主動運維的工作體制,通過流程、制度建設,充分調動運維人員的主觀能動性,實時了解系統的運行狀況,并使每個維護人員清楚自己每天、每周、每月、每季度、每半年、每年,甚至每小時應該做什么,通過日志方式對其所做的工作進行流程控制監督,做到故障早發現、早預防、早解決,有效降低系統運行風險,保障平臺全天候的健康、持續、穩定、高效運行。

2.建立完善的平臺運維管理保障體系

建立流程制度只是第一步,更關鍵的是如何行之有效地做持續性改善和監控,此項工作需要在平臺運行過程中不斷地細化落實。

1)要實現招標業務與技術有機結合,建立良性的運維互動機制。

電子招標投標平臺出現的問題,既有業務問題也有技術方案問題,也可能是業務和技術的混合體,單靠技術人員難以承擔整個系統的運維工作,因此,業務與技術應有機地結合在一起,業務部門要充分發揮在業務指導、工作流程制訂等方面的優勢,技術人員要充分發揮在技術支持、設備保障、數據處理、系統配置等方面的優勢,相互協作、緊密配合,共同研究、協同解決。

2)要明確業務和技術人員在運維工作中的關系、定位。

除運維技術人員外,業務人員也需要在實際工作中不斷地提升使用平臺的能力、問題發現的能力、功能優化建議的能力,并對實際工作中發現的問題,快速區分是歸屬業務類還是技術類,及時進行提交,轉入處理流程。

3)要建立考核評價機制。

通過可量化的指標,形成對運維管理人員、運維技術人員、客服人員日常工作的科學評價和績效考核,既調動其積極性,又提升服務質量和工作效率,從而保障運維體系切實發揮其實用性、高效性。

3.建立快速的運維應急機制

應急機制包含業務、技術兩方面內容。業務應急機制,當發生系統故障致使業務操作不能正常進行時,立即啟動傳統手工操作代替計算機管理,待故障排除后,錄入到系統中去,保證連續性。技術應急機制是針對機房、數據庫、網絡、系統安全等故障發生時,采取應急對策,只有事先對各種突發情況有考慮、有準備,才能防患于未然,才能在事情發生后沉著應對、冷靜處理。

4.建立實用的運維知識庫

運維知識經驗的總結、維護和共享,是提高運維技能水平、將個體的經驗教訓轉化為整體財富的重要手段,讓系統管理不依賴于個人能力,充分發揮運維隊伍的整體優勢。

1)編制統一的運行維護手冊,規范電子招標投標平臺運行維護工作流程、操作標準。通過建立全員質量運維管理體系,明晰運維流程、規范運維管理、提高運維效率,實現運行維護工作標準化,減少運維操作的隨意性。

2)建立運維知識庫,并定期回顧,從中辨識和發現問題的線索和根源,如出現某種系統故障,可在運維知識庫中迅速查找系統維護記錄,對問題快速定位,徹底解決技術人員各自為戰,系統管理全憑個人的局面。

3)建立問題反饋機制,促進知識積累。設置問題反饋、收集流程,對平臺各類問題及解決方案進行定期總結、分析、入庫管理,建立通暢的溝通交流渠道。

5.規范化開評標現場技術支持服務

招標人和評標專家、監標人是電子招標投標平臺的一大核心用戶群體,開評標現場是了解用戶使用感受、收集用戶意見建議絕佳的第一現場,因此,在提供平臺技術支持服務的同時,收集用戶需求、為平臺功能優化提升積累素材將是現場服務工作的另一項關鍵任務。

1)現場技術支持服務。需要建立規范化的服務模式和問題處理流程,編制專門的開評標問題解決手冊,使投標人、招標人、評標專家可以借助手冊快速解決問題。同時,加強對投標人的宣貫力度,力爭在開標前做好開標解密的所有準備工作,防患于未然。

2)收集用戶需求。制定用戶需求收集表,在解決招標人、投標人、評標專家問題的同時,對于有利于平臺發展提升的意見建議進行歸納整理,形成第一手資料,指導后續的平臺服務流程優化、平臺功能優化。

6.用戶培訓服務

用戶培訓是平臺穩定運行的一項重要工作,培訓群體為:招標人、項目經理、投標人、評標專家等,可采用系統流程講解、功能演示、在線模擬等多種方式開展。需要不斷地完善平臺培訓方案、各類操作手冊、各種業務指南,為各類用戶掌握平臺使用提供支撐手段。

其中針對投標人,應不斷地加強宣傳和培訓工作。采取規?;募?、現場培訓,加深投標人對新型模式下的投標文件編制、加密上傳以及開標解密等工作的理解。同時針對投標人群體的特點,進一步精簡平臺操作手冊的內容,以最直觀、最簡單的方式指導投標人快速掌握。

二、進一步挖掘平臺功能,推動招標代理機構業務流程再造

目前平臺核心功能的實現,是理順招標代理機構現有業務流程并對流程進行再造的過程,如標書發售環節,流程再造后供應商直接通過網上支付完成標書購買,相比之前網上登記、線下電匯、人工審核、標書下載的工作流程極大地提高了招標代理機構對客戶的響應速度。因此電子招標投標平臺的后續建設,需要招標代理機構在企業管理理念的改變、管理流程的創新等根本性問題上下功夫,提出進一步拓展平臺功能的合理化需求,如供應商信息庫建設、供應商分析及評價體系建設、工程清標管理、價格庫建設、招投標交易大數據分析等,借助信息化手段實現業務流程再造,提高招標代理機構流程運作的效率。

同時,隨著市場化改革的不斷深入,包括招標代理在內的服務收費按政府指導價管理的方式已轉變為實行市場調節價,招標代理業務的市場化競爭越來越激烈,在此背景下,需要緊緊抓住電子化的發展機會,實現快速轉型,以平臺的標準化和多元化服務為依托,縱向深入、橫向擴展,提高專業化競爭能力。在平臺的推廣應用過程中,通過不斷積累數據、深挖需求,逐步構建大數據時代下的決策分析體系,利用數據挖掘、商業智能技術,深入分析研究供應商市場、價格體系,為招標人提供招投標領域的專業管理咨詢,將優質平臺、優質服務作為開拓市場的有效手段,擺脫同質化競爭,進一步提高招標代理機構的市場核心競爭力。

 


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